Обработка почтовых отправлений для офиса сопряжена с некоторыми неудобствами. Так, наличие привязки к фактическому адресу автоматически влечет появление проблем при переезде компании на новое место. Приходится оформлять реквизиты, уведомлять контрагентов об изменениях, тратить время на решение сопутствующих вопросов. Стоит учитывать и тот факт, что работа с деловой корреспонденцией через личный или рабочий адрес не всегда допустима из-за угроз безопасности. Эти угрозы и помехи в работе легко устраняются с помощью аренды почтовых ячеек.
Компании, предприниматели, отдельные работники регулярно принимают и отправляют деловую корреспонденцию. Когда они берут в аренду почтовые ячейки, то получают возможность выполнять все необходимые операции с почтой вне зависимости от текущего местоположения офиса. Пользование услугой также позволяет сохранить конфиденциальность деловой переписки. Не имеет значения, где фактически находится офис. Услуга аренда почтового ящика избавляет от географической привязанности к определенному адресу. Можно спокойно переезжать на новое место и продолжать пользоваться почтой.
Аренда почтовых ячеек избавляет от необходимости уведомления контрагентов при изменении юридического адреса. Необходимо только указать сведения о новом отделении связи, чтобы продолжать получать корреспонденцию. Использование виртуального адреса позволяет в полной мере обеспечить конфиденциальность переписки с деловыми партнерами и клиентами. Если личный или рабочий адрес содержит реквизиты фирмы, некоторые персональные сведения, то арендованный почтовый ящик лишен такого недостатка. Из него нельзя узнать ничего определенного о личности корреспондента или о компании, которая стоит за указанным адресом.
Сотрудники почтового сервиса каждый день проверяют ячейки на наличие корреспонденции. Они посещают отделение связи, где им передают по доверенности все письма и мелкие бандероли. Специалисты помещают их в соответствующие ячейки для хранения, откуда их можно забрать в любое время. Чтобы получить эту корреспонденцию, даже необязательно лично посещать хранилище с письмами. Можно оформить заказ на доставку курьером. В ячейках могут храниться практически любые виды корреспонденции, кроме крупногабаритных посылок. Арендатор почтовых ячеек может вовсе никогда не наведываться в отделение связи. За него эту работу всегда могут выполнять специалисты.
Стоимость услуги аренды почтового ящика в коммерческом сервисе находится на уровне «Почты России». При этом качество при сопоставимом уровне цен заметно выше у частного сервиса. Пользование коммерческими услугами обеспечивает и ряд других важных преимуществ. К ним относятся территориальная доступность бизнес-центров с находящимися внутри почтовыми ячейками, высокий уровень персонала сервиса, высокий уровень конфиденциальности. Оформление персональной почтовой ячейки в удобном месте экономит время сотрудников компании, отвечающих за работу с корреспонденцией, существенно повышает уровень конфиденциальности переписки.