Если компания владеет 1–2 автомобилями, их контроль не представляет особых сложностей. Механик или начальник гаража на таких предприятиях наизусть знают расход бензина для каждой единицы техники. Но если фирма растет, начинаются проблемы. Крупный парк автомобилей нуждается в дополнительных решениях, которые бы помогали автоматизировать учет. Одним из продуктов, позволяющих упростить контроль, являются топливные карты. Они дают массу положительных эффектов для бизнеса. Рассмотрим наиболее важные из них.
Отслеживание реальных расходов
Первое преимущество таких решений для бизнеса состоит в том, что траты горючего становятся прозрачными. Каждая заправка по топливной карте автоматически фиксируется в электронной форме. Это позволяет точно знать, сколько литров горюче-смазочных материалов (ГСМ) потребляет каждая единица техники в сутки, месяц или год.
Данные о расходах, полученные с помощью подобного решения, легко использовать для оптимизации трат компании. Например, можно установить индивидуальный лимит на покупку горючего для каждой отдельной машины. Это даст возможность закупать ровно столько топлива, сколько нужно для решения коммерческих задач.
Контроль качества ГСМ
Водители, желающие улучшить свое материальное положение за счет компании, часто недобросовестно относятся к выбору заправок. Например, они могут покупать топливо на несколько рублей дешевле, чем предусмотрено руководством. На первый взгляд, в этом нет ничего предосудительного. Но разница в цене обычно возникает по одной причине — бюджетное топливо имеет более низкое качество. Поэтому те, кто пытаются сэкономить, наносят бизнесу едва ли не больший вред по сравнению с теми, кто банально крадет горючее.
Покупка топливной карты полностью избавляет предпринимателей от подобных проблем. Расплатиться ею на непроверенной заправке с низким качеством бензина или дизеля будет невозможно. Следовательно, водители больше не смогут покупать более дешевое горючее, и фирма значительно сократит свои расходы на ремонт.
Упрощенное ведение отчетности
В компаниях, которые заправляют свои автомобили за наличные, обычно присутствует излишний штат бухгалтерии. Большинство сотрудников в нем занимаются рутинными операциями — собирают чеки, выписывают расходные ордеры, заполняют журналы. Такие виды деятельности не способствуют оптимизации управления автопарком.
Чтобы решить проблемы с бухгалтерией, компании достаточно узнать, где купить топливную карту. Именно такое решение позволит избавиться от рутинных операций. Подобные продукты дают возможность почти полностью автоматизировать процесс учета ГСМ. Данные о транзакциях моментально поступают в личный кабинет, поэтому сотрудникам больше не придется собирать чеки и вручную проверять каждую проведенную оплату. Особенно большой выигрыш топливная карта даст тем компаниям, которые отдают бухгалтерию на аутсорсинг.
Проведение аналитических исследований
Организации, которые расплачиваются за бензин и дизель, обычно не могут точно понять, сколько денег они тратят на топливо, от чего зависят расходы и как их сократить. Топливные карты позволяют решить и этот вопрос.
В личном кабинете, который доступен менеджеру компании, перешедшей на безнал, можно в автоматическом режиме формировать аналитические отчеты. С их помощью легко узнать, сколько юридическое лицо тратит топлива зимой и летом, за период времени или на конкретной единице транспорта. Благодаря полученным данным руководство будет лучше понимать, как функционирует автопарк, и быстрее находить методы оптимизации его работы.
Заключение
Контроль транспортных средств — она из наиболее сложных задач, стоящих перед крупными компаниями. Ее полное решение требует комплексного подхода. Но простая покупка топливной карты уже значительно уменьшит количество проблем, связанных с автопарком. Это не только эффективный, но и экономичный способ решения задач бизнеса — топливные расходы сократятся более чем на 30 %.