В каждой компании время от времени возникает необходимость избавляться от старых бумаг. Для того, чтобы не утонуть в горах ненужных листов, нужно сразу же разобраться в том, как уничтожать ненужные документы и наладить эту процедуру.
Можно ли выбрасывать документы на помойку?
Нет, делать этого нельзя по нескольким причинам:
- по закону бумаги нужно сначала измельчить, а затем отправить на переработку, как макулатуру;
- на помойке доступ к документам и содержащимся в них сведениям может получить любой желающий.
Самостоятельный сбор макулатуры
Этот вариант допустим, но важно помнить, что все бумаги из архива нельзя просто взять и отправить на переработку. Алгоритм действий такой:
- проведение экспертизы научно-практической ценности документов — важно просматривать каждый лист, чтобы случайно не избавить от нужного;
- выделение документов и дел на уничтожение;
- тщательное измельчение;
- передача в перерабатывающую компанию;
- и — самое главное — все эти этапы должны сопровождаться соответствующими актами.
Что касается простой передачи в макулатуру, без актов и прочей подготовки, это уместно только для черновиков, ошибочно распечатанных бумаг и другого подобного «мусора». Желательно шредировать и эти листы, так как и в них могут содержаться важные сведения, утечка которых недопустима.
Профессиональное уничтожение документов
Если все написанное выше кажется вам слишком сложным, то оптимальное решение — доверить уничтожение профессионалам - http://pga-spb.ru/konfidencialnoe_unichtozhenie_dokum.
Важно понимать, что профессиональное уничтожение гарантирует конфиденциальность, то есть то, что никакие сведения не окажутся в руках посторонних. Ликвидация бумаг происходит за закрытыми дверями на частной территории, при этом на процедуре может находиться представитель компании-заказчика, чтобы лично убедиться в том, что все проведено добросовестно.
По сути такая процедура также представляет собой переработку — документы измельчаются, а затем полученное сырье отправляется на целлюлозно-бумажный комбинат. Но вы при этом не делаете ничего, а только получаете всю услугу в комплексе, а в конце — готовые, подписанные акты, надежно и безопасно уничтоженные документы, а также идеальный порядок в архиве, устаревшие дела больше не будут занимать место и освободят его для новых поступлений.