Основой автоматизации процессов в любой фирме служит оцифровка документов. Она предполагает проведение процедуры по созданию максимально точных копий бумажных документов в электронном виде. Цифровая версия должна полностью соответствовать по содержанию и форме традиционному источнику на бумаге. Однако немаловажно еще и то, что такая копия должна полностью лежать в правовом поле. Помимо основной работы по технической оцифровке бумажных носителей необходимо придать создаваемому электронному архиву юридическую силу. Подобный правовой механизм расписан федеральным законодательством страны в части применения электронного оборота документов.
Переведение бумажных документов в электронный вид это кропотливая работа, требующая специальных профессиональных знаний. Процесс сканирования имеет ряд особенностей. Все оцифрованные копии находятся на подготовленных облачных сервисах хранения данных, где действует ряд преимуществ для владельцев информации.
Данные организации или частного пользователя на таких сервисах хранения надежно защищаются от несанкционированного доступа мошенников, либо иных лиц. От преступных посягательств разработаны эффективные технологичные механизмы резервирования информации, хранящейся в файлах. А высокая скорость обработки информации гарантируется хорошим программным обеспечением.
Специалисты в области кибербезопасности отмечают надежность хранения информации подобным способом, где пользователям доступны дополнительные услуги и организационная поддержка профессиональных компаний. Эти услуги представляют собой проведение в необходимых случаях квалифицированной экспертизы, а также индексации документов.
Однако многие размещенные в облачном хранилище файлы рано или поздно подлежат удалению из базы данных. Для этого иногда проводится утилизация архивных документов. Мероприятия по утилизации представляют собой процесс уничтожение тех документов, у которых истек срок действия. Такие процедуры проводятся в полном соответствии с нормами российского законодательства.