В каждой компании должен быть архив. Это место, где хранятся все важные документы на протяжении всего времени работы организации. Существует два основных способа хранения:
- офисное, когда помещение для архива выделяют прямо в офисе;
- внеофисное, когда документы отправляют в профессиональные хранилища.
Каждый из способов имеет и положительные, и отрицательные стороны, остановимся на этом вопросе подробнее.
Архивохранилище в офисе
Такой способ имеет один существенный плюс — он абсолютно не затратен. Единственное, на что вам придется тратиться — это аренда дополнительного помещения, а также стеллажи и необходимое оборудование. В остальном хранение бесплатное.
Но хранение в компании имеет ряд недостатков:
- все заботы об архиве падают на плечи сотрудников компании, то есть нужно либо выделять штатную единицу, либо нагружать персонал дополнительными обязанностями;
- необходимость выделить под хранилище помещение, то есть либо платить лишние деньги, либо создавать тесноту в офисе;
- отсутствие возможности создать идеальные условия для хранения, так как в большинстве офисных помещений нереально обеспечить нужный уровень температуры, влажности, освещенности и т.д.;
- более высокие риска для архива.
Внеофисное хранение
В свою очередь специально созданное профессиональное архивохранилище обладает следующими преимуществами:
- максимально надежное хранение, так как в помещении предусмотрена защита от пожаров и других стихийных бедствий, а также от проникновения посторонних;
- идеальные условия для хранения бумажных носителей, так как современные хранилища имеют специальное оборудование, которое поддерживает температуру, влажность, уровень освещенности и другие параметры;
- надежная защита от плесени, насекомых, грызунов и т.д.;
- профессиональная архивная обработка дел, которую берут на себя сотрудники хранилища, соответственно, у заказчика нет вообще никаких забот;
- возможность в любой момент получить доступ к собственным документам или поработать с ними.
Единственным недостатком внеофисного хранения считается то, что это — платная услуга, которая требует хоть и небольших, но регулярных вложений. Хотя многие руководители отмечают, что расходы уравниваются, так как при офисном хранении приходится арендовать место и оплачивать работу ответственного за архив человека или приглашенного специалиста, который может провести обучение собственного персонала компании.