Вам больше не надо ждать курьера с важным документом, хранить кучу договоров в шкафах и тратить время на их поиск. Еще вы можете подписывать важные документы онлайн. И это уже не мечта, а реальность. Именно так теперь работают не только крупные предприятия, но и малый бизнес. Все, что вам нужно, это компьютер, сервис электронного обмена документов и электронная подпись. Дополнительная информация доступна на сайте sis-company.ru
Какие преимущества это дает? Электронный обмен документами экономит время и деньги. Кроме того, он повышает надежность и безопасность работы с документами. Представьте себе предпринимателя, который только начинает работать. Он заключает какие-то контракты, у него появляются клиенты, которым он что-то продает или наоборот что-то покупает. Любая покупка или продажа сопровождается набором документов: надо заключить контракт, оформить различные вспомогательные документы к контракту, например спецификацию, или предоплату. Также необходимо выставить счет на оплату, а после ее проведения обменяться актом выполненных работ, и этот список можно продолжать.
Когда это один большой клиент, особых трудностей не возникает. Но так не бывает. Есть маленькие и крупные клиенты, их количество в успешном бизнесе увеличивается. Растет количество клиентов - растет количество времени, которое как владелец, так и продавец тратит на административную работу. В результате, остается мало времени на работу с новыми клиентами. Электронный обмен документами как раз и решает эту проблему.
Удастся ли сэкономить при электронном обмене документами? Удастся, особенно если действительно просчитать то время, которое высвобождается у предпринимателя или у его сотрудников для того, чтобы заниматься продажей или обслуживанием клиентов. К примеру, чтобы оформить один пакет документов, необходимо прислать счет своему контрагенту, напечатать этот счет, поставить печать, подпись. Для этого потребуется конверт, а на конверте - марка. В некоторых случаях, приходится оплачивать услуги курьера. Даже без учета личного времени, стоимость одной такой процедуры немаленькая, а их приходится выполнять постоянно. Теперь представьте, что это все происходит в электронном виде. 1 секунда - скачать документ с вашего компьютера, 1 секунда - проверить на всякий случай, 1 секунда наложить электронно-цифровую подпись, нажать кнопку "отправить" и документ моментально уже на другой стороне, у вашего контрагента. Ему приходит сообщение, что вы прислали документы. Ему также требуется несколько секунд, чтобы поставить свою подпись.
