Вопросы при приобретении электронного документооборота

Понятие электронного документооборота существует в нашей стране более 25 лет. Однако далеко не все компании до конца понимают, что означает этот термин и какие преимущества дает внедрение ЭДО. Чтобы выгода от автоматизации работы ощущалась в полной мере, необходимо ответственно подойти к выбору системы ЭДО.

Перед приобретением программного продукта компания должна ответить на несколько вопросов:

  • существует ли на предприятии документооборот или большая часть распоряжений отдается лично;
  • есть ли формализация делопроизводства (в идеале данный процесс должен быть прописан в учетной политике).

Если ответы на оба вопроса положительные, то можно начинать процесс выбора ECM.

Виды СЭД

Существует несколько видов систем электронного документооборота, каждая из которых отвечает определенным потребностям. Самой простой из них считается электронный архив. По сути, это просто автоматизированная база данных, которая позволяет осуществлять хранение и быстрый поиск архивированных документов. На второй ступеньке по уровню сложности находятся Workflow-системы. С помощью них можно организовать передачу документов между сотрудниками, присваивать документу статус, устанавливать сроки. Правда, подходят такие программы только для типовых, часто повторяющихся процессов.

Если же организация имеет обширное делопроизводство, то среди всех систем электронного документооборота надо отдавать предпочтение классическим СЭД. Они позволяют обрабатывать все типы документов и автоматизировать процессы документооборота любой сложности. С помощью СЭД этого типа можно организовать не только внутренний, но и внешний документооборот, а так же интегрировать эту систему в другие программы, помогающие ведению бизнеса. Незначительным недостатком данного вида СЭД можно считать необходимость в перестройке привычных для сотрудников организации маршрутов движения документов в соответствии с алгоритмами программы.

Конкретный тип документооборота так же должен подвергаться анализу по ряду критериев. В первую очередь это - набор возможностей. Он должен включать возможность создания, хранения, поиска, переадресации, комментирования и аналитики движения документов. Не менее важно оценить мощность программы. Причем данный критерий рассматривается как в разрезе количества обрабатываемых документов, так и числа пользователей, которые могут быть одновременно авторизованы в программе.

Если компания планирует в будущем расширяться или менять свою структуру, то следует выбирать СЭД с возможностью «расти» и подстраиваться под меняющиеся потребности. Не последнюю роль играет и наличие технической поддержи от разработчиков. Эта опция будет особенно актуальна в период внедрения и отладки электронного документооборота.